El nuevo Outlook para Windows vale la pena por esto

Si eres usuario habitual de Windows y estás al tanto de las herramientas que ofrece Microsoft 365, como su correo y calendarios, seguro que has notado que el nuevo Outlook está dando de qué hablar. Con su lanzamiento, Microsoft ha decidido simplificar y modernizar la experiencia del usuario, unificando las diferentes versiones y enfocándose en una interfaz más intuitiva. Pero, ¿realmente merece la pena este cambio? Desde mi experiencia personal, puedo decirte que sí, pero no sin algunos matices.

Ah, y antes de seguir, si además te preocupa la seguridad en tu sistema, no olvides revisar alguna opción de antivirus gratis Windows 11, ya que siempre es una buena idea mantener tu equipo protegido mientras aprovechas al máximo las herramientas de Microsoft. Dicho esto, vamos a lo que nos interesa.

¿Por qué Microsoft ha decidido hacer este cambio?

Microsoft ha querido poner fin al caos que existía con las múltiples versiones de Outlook. Si has trabajado en una empresa que usa esta herramienta, sabrás de lo que hablo. He visto entornos donde cada departamento usa una versión distinta de Outlook, con algunas personas atrapadas en ediciones de 2003 o 2010, mientras otras están usando las versiones más recientes. Esto complicaba la sincronización y la seguridad, además de hacer que cualquier soporte técnico fuera una pesadilla.

Con esta nueva versión, Microsoft ha optado por una estrategia más similar a Gmail: una única versión, con cambios paulatinos y mejoras continuas. De esta manera, buscan mantener la plataforma siempre actualizada y en consonancia con las necesidades de los usuarios. Como usuario diario de Microsoft 365, veo este movimiento como un acierto. La unificación facilita no solo la experiencia de uso, sino también la administración de las herramientas a nivel empresarial.

Personalmente, he trabajado con muchas empresas que tardaban meses, incluso años, en migrar de una versión antigua a una más reciente. Este tipo de barreras se verán reducidas con esta estrategia de una única versión, lo cual agiliza tanto el trabajo del usuario como el del equipo técnico encargado de mantener el sistema al día.

Una interfaz más simplificada: ¿demasiado?

El primer cambio que notarás es lo simplificada que es la nueva interfaz. Aquí es donde han empezado las críticas, porque algunas personas sienten que Microsoft ha ido demasiado lejos. Y es que algunas funciones que eran muy útiles en la versión clásica de escritorio ya no están.

Para quienes solían utilizar funciones como “Enviar y recibir” para configurar envíos automáticos cada 20 minutos o trabajar sin conexión, este cambio puede resultar frustrante. Yo mismo era fan de esta opción, sobre todo cuando daba seminarios o estaba en eventos presenciales y necesitaba desconectar mi correo, pero a la vez quería que los correos se enviaran en intervalos regulares sin estar frente al ordenador. Esta función ha desaparecido en la nueva versión, al menos de momento.

Otro ejemplo es la desaparición de los "Elementos rápidos", una función que me encantaba y que utilizaba para responder rápidamente a clientes con plantillas predefinidas. Ahora, aunque Outlook sigue ofreciendo automatizaciones, estas opciones se han visto reducidas, lo que puede hacer que tu flujo de trabajo se sienta un poco más pesado.

A pesar de estas ausencias, no todo está perdido. Microsoft está apostando por integrar más funciones inteligentes, como las relacionadas con la inteligencia artificial, que aún están en una fase temprana de desarrollo. Esto me da esperanza de que algunas de las funciones que tanto valorábamos puedan volver, pero mejoradas.

El parecido con la versión web: una espada de doble filo

Uno de los aspectos más llamativos del nuevo Outlook es su parecido con la versión web. Al instalar esta nueva versión de escritorio, notarás que prácticamente es una copia exacta de la interfaz de Outlook Web, lo cual puede ser una ventaja para quienes alternan entre ambas plataformas.

Cuando empecé a probar esta versión, me resultó sorprendente ver cómo todas las funcionalidades y el diseño eran casi idénticos a los que ya había usado en la versión online. Esto puede ser positivo si buscas una experiencia coherente, pero al mismo tiempo, se siente como si estuvieras utilizando una versión web "disfrazada" de escritorio, algo que no siempre es bien recibido por usuarios más tradicionales.

Si eres como yo, y llevas años acostumbrado a usar el cliente de escritorio de Outlook para gestionar tus correos y tareas, notarás que muchas de las funciones que dependían de estar fuera de línea o que ofrecían personalización avanzada han sido eliminadas. Por ejemplo, la personalización de colores para correos importantes, algo que yo usaba para resaltar los emails de mi jefe o de contactos clave, ya no está disponible. Esto puede ser un problema si dependes de este tipo de herramientas para organizarte.

Reglas y automatizaciones: más sencillo, pero con limitaciones

Otro cambio significativo está en las reglas y automatizaciones. Microsoft ha decidido simplificar este proceso para hacerlo más accesible a todos los usuarios. Ahora es más fácil crear reglas para organizar tus correos de manera automática. Pero, como sucede con la simplificación, hay un coste: las opciones son más limitadas.

Antes, era posible configurar reglas muy detalladas y específicas que hacían maravillas para gestionar el flujo de trabajo. Yo mismo solía crear reglas complejas para redirigir correos, marcar con etiquetas específicas o enviar respuestas automáticas dependiendo de la situación. Ahora, si bien puedes seguir configurando reglas, el abanico de posibilidades se ha reducido considerablemente. Esto es útil para quienes buscan algo rápido y sencillo, pero para usuarios avanzados puede quedarse corto.

Fase Beta: mejoras por venir

Es importante recordar que el nuevo Outlook todavía está en fase beta. Esto significa que la versión que estamos viendo ahora no es definitiva, y Microsoft está trabajando en implementar más mejoras y funciones que llegarán en el futuro.

Desde mi perspectiva, he probado algunas versiones beta y he visto indicios de que ciertas funcionalidades que echamos de menos volverán, pero optimizadas. Por ejemplo, hay rumores de que volverán las plantillas, una herramienta que muchos de nosotros utilizábamos para ahorrar tiempo en la gestión de correos repetitivos. Confío en que Microsoft continuará escuchando las opiniones de los usuarios para traer de vuelta algunas de las funciones que han desaparecido, pero con mejoras significativas.

También hay muchas expectativas en cuanto a la integración con otras herramientas de Microsoft 365. Aunque ahora la conexión con Planner y otras aplicaciones es un poco limitada, es probable que veamos una integración más profunda en los próximos meses. Si Microsoft cumple con estas promesas, Outlook podría convertirse en una plataforma mucho más eficiente para la gestión integral de tareas y correos.

Resumiendo ¿Vale la pena?

El nuevo Outlook para Windows está lejos de ser perfecto, pero definitivamente vale la pena darle una oportunidad. Sí, algunas funciones clásicas han desaparecido y la interfaz puede sentirse demasiado simplificada para quienes estamos acostumbrados a la versión clásica de escritorio. Sin embargo, la dirección que Microsoft está tomando es la correcta, enfocándose en unificar la experiencia y mejorar la accesibilidad.

Si dependes de Outlook para tu día a día, como me ocurre a mí, verás que la nueva versión tiene ventajas, especialmente en cuanto a la coherencia entre plataformas. Y aunque algunos aspectos todavía están en desarrollo, no hay duda de que Microsoft está trabajando activamente para mejorar la herramienta.